Jaką wybrać centralę telefoniczną?

Na jakie rozwiązanie zdecydować się jeśli w firmie chcemy mieć możliwość przyjmowania połączeń głosowych, ich kolejkowania i rejestrowania? Między innymi takie możliwości posiadają abonenckie centrale telefoniczne. Osobiście uważam, że warto zainteresować się wirtualną centralą, ponieważ na wielu polach przewyższa tradycyjne stacjonarne urządzenia. Wiele z tych zalet zebrałem i zamieściłem poniżej w formie małego porównania tych rozwiązań.

Wirtualna centrala telefoniczna to nowoczesne elastyczne rozwiązanie, które może, ale nie musi być tańsze

Tradycyjne stacjonarne centrale to sprawdzone rozwiązanie, jednak nieco już archaiczne. Wirtualne centralki nie tylko dorównują tym tradycyjnym, ale w wielu aspektach je przewyższają. Centrala telefoniczna w formie usługi to opłacalne rozwiązanie, łatwo dostępne i nowoczesne. Jednak wszystko zależy od indywidualnych cech użytkowania.

PORÓWNANIE: Tradycyjne centrale telefoniczne PBX a wirtualne centrale

Tradycyjna centrala telefoniczna PBX:

wymaga zakupu urządzenia - jednorazowy koszt od kilkuset złotych wzwyż
urządzenie znajduje się fizycznie na miejscu w firmie
działa niezależnie od połączenia internetowego
...ale tylko w zasięgu kabli telefonicznych podłączonych do systemu
dodatkowe koszty za serwisowanie i instalację infrastruktury
uruchomienie i instalacja potrafi trwać kilka tygodni

Wirtualna centrala telefoniczna:

jest tańsza na starcie - najczęściej pobierana jest jednorazowa opłata aktywacyjna
abonament - kilkudziesiąt złotych miesięcznie i więcej - jego wysokość zależy od naszych wymagań
szybkie uruchomienie i instalacja - kilka godzin
infrastruktura nie znajduje się w firmie, ale u dostawcy usługi np. w chmurze
bardzo łatwa rozbudowa i aktualizacja, nie wymaga zmian w infrastrukturze jak w przypadku tradycyjnych urządzeń
dostęp możliwy jest wszędzie tam, gdzie mamy dostęp do internetu
przy dużych wymaganiach abonament miesięczny może być spory

Oczywiście oba rodzaje central posiadają wiele przydatnych usług jak np. przekierowanie połączeń, zapowiedzi telefoniczne, kolejkowanie połączeń, nagrywanie rozmów, statystyki itd.

Praca zdalna, a wirtualne centrale telefoniczne

Bez wątpienia wirtualna centrala to świetne rozwiązanie wspierające pracę zdalną. Niezależnie od lokalizacji pracownika może on odbierać połączenia na firmowe numery stacjonarne - pracownik może pracować zdalnie z domu, a odbierze połączenia na firmowy numer. Korzyść taką mogą docenić np. pracownicy call center lub biur obsługi klienta. Do tego centralą można zarządzać za pomocą webowego panelu z dowolnego miejsca. Takich udogodnień tradycyjne abonenckie centrale PBX nie mają.

Podsumowanie

Tradycyjne centrale telefoniczne są wypierane przez te wirtualne, ale prawdopodobnie nie znikną całkowicie. Znajdą swoje zastosowanie w dużych firmach, które samodzielnie chcą zajmować się obsługą ruchu głosowego w obrębie własnych zasobów. Być może jednym z ważnych przyczyn będzie wysoki standard bezpieczeństwa, ścisłe procedury i konieczność zachowania prywatności i poufności pozyskanych informacji. Jednak dla wszystkich pozostałych firm (znakomitej większości) wirtualne centrale telefoniczne będą doskonałym rozwiązaniem - zarówno ze względu na elastyczność, jak i koszty.

Na koniec zaznaczę jeszcze, że stacjonarna centrala telefoniczna jak najbardziej może się sprawdzać w małej firmie. Nie ma tutaj ścisłej reguły. Słyszałem o sytuacji, w której wirtualna okazała się droższa od tradycyjnej. Dlatego też zawsze warto rozważyć indywidualną sytuację i potrzeby odnośnie tej usługi. Jeśli więc u Ciebie jakieś rozwiązanie sprawdza się, nie ma sensu zmieniać czegoś tylko dlatego, że u kogoś innego inne rozwiązanie sprawdza się lepiej.

Porada

Jeśli nie wiesz jakie rozwiązanie wybrać, napisz do kilku firm świadczących różne usługi (instalatorów tradycyjnych central i firm świadczących usługi wirtualnych central telefonicznych) wiadomość z zapytaniem zawierającym Twoje potrzeby odnośnie centrali (np. co powinna mieć), informacje o wielkości firmy i tym jak widzisz centralę w swojej firmie z zapytaniem o szacunkowy koszt wdrożenia i pozostałych opłat np. w perspektywie roku. Może coś Ci doradzą? Pamiętaj, że każda firma jest inna i ma różne potrzeby. Warto więc, aby usługa była dopoasowana do potrzeb.